Wir nehmen den Schutz deiner Daten ernst. Hier erfährst du, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen.
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
[Ihr Name / Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort], Deutschland
E-Mail: datenschutz@vereinssoft.de
Web: vereinssoft.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform, unserer Leistungen und zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich nur nach Einwilligung oder auf gesetzlicher Basis.
Unsere Grundsätze: Datensparsamkeit (nur was nötig), Zweckbindung (nur für den angegebenen Zweck), Transparenz (diese Erklärung), Sicherheit (technische und organisatorische Maßnahmen).
| Rechtsgrundlage | Anwendungsfall |
|---|---|
| Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Einwilligung | Newsletter-Anmeldung, optionale Dienste |
| Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Vertragserfüllung | Registrierung, Nutzerkonto, Rechnungsstellung |
| Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Rechtliche Verpflichtung | Aufbewahrungspflichten, Steuerrecht |
| Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Berechtigtes Interesse | IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz, Logfiles |
Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine längere Speicherung erfolgt nur bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. Steuerrecht: 10 Jahre für Rechnungen).
Nach Vertragsende werden Vereinsdaten 30 Tage zur Datensicherung aufbewahrt, dann unwiderruflich gelöscht.
Bei jedem Seitenaufruf werden automatisch folgende Daten erfasst:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO • Speicherdauer: 7 Tage
Zur Nutzung von VereinsSOFT sind folgende Daten erforderlich:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO • Speicherdauer: Dauer des Vertragsverhältnisses + 30 Tage
Im Rahmen der Plattformnutzung können Vereine folgende Daten ihrer Mitglieder verarbeiten:
| Datenkategorie | Beispiele |
|---|---|
| Stammdaten | Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht |
| Kontaktdaten | E-Mail, Telefon, Notfallkontakt |
| Vereinsdaten | Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum, Status, Abteilung |
| Zahlungsdaten | IBAN (für SEPA), Rechnungshistorie |
| Kommunikationsdaten | Nachrichten im Messenger, Newsletter-Status |
| Trainingsdaten | Anwesenheit, Bewertungen, Leistungsdaten |
| Gesundheitsdaten* | Allergien, medizinische Hinweise (optional) |
* Besonders schützenswerte Daten, nur für autorisierte Administratoren einsehbar
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann auf Anfrage angefordert werden: datenschutz@vereinssoft.de
Wir versenden im Auftrag der Vereine automatisierte E-Mails (Willkommensmails, Rechnungen, Einladungen, Erinnerungen, Portal-Zugangsdaten). Dabei wird die E-Mail-Adresse des Empfängers verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO • Protokollierung: 90 Tage zur Fehlerbehebung
Falls ein Verein die Newsletter-Funktion nutzt, werden E-Mail-Adresse und ggf. Name der Empfänger verarbeitet. Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-In-Verfahren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Widerruf: Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Jede Newsletter-E-Mail enthält einen Abmeldelink.
Session-Cookies: Wir verwenden nur technisch notwendige Session-Cookies für den Login. Diese werden nach dem Schließen des Browsers automatisch gelöscht.
Kein Tracking: VereinsSOFT verwendet keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Tools von Drittanbietern (z.B. Google Analytics) und keine Werbecookies.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendig)
Unsere Plattform wird auf Servern in Deutschland gehostet. Alle Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Hosting-Anbieter: [Ihr Hosting-Anbieter, z.B. Ionos / Hetzner / Strato]
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.
Zahlungen für kostenpflichtige Tarife werden über externe Zahlungsdienstleister abgewickelt. Dabei werden Zahlungsdaten direkt an den Dienstleister übermittelt und von VereinsSOFT nicht dauerhaft gespeichert.
Der Zahlungsdienstleister verarbeitet Daten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, außer:
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.
Wir setzen folgende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein:
Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten.
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten.
Recht auf Löschung gespeicherter Daten (DSGVO-Funktion in der Plattform verfügbar).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
JSON- und CSV-Export in der DSGVO-Funktion der Plattform verfügbar.
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus besonderen Gründen.
Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@vereinssoft.de
Vereine können optional gesundheitsbezogene Informationen (z.B. Allergien) für Mitglieder erfassen. Diese besonders schützenswerten Daten werden mit erhöhten Sicherheitsmaßnahmen gespeichert und sind nur für autorisierte Vereinsadministratoren einsehbar.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder lit. b DSGVO (Mitgliedschaft)
Für minderjährige Vereinsmitglieder ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen. VereinsSOFT stellt hierfür eine Funktion zur Verwaltung von Erziehungsberechtigten bereit. Personenbezogene Daten von Minderjährigen werden mit besonderer Sorgfalt behandelt.
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei geänderten rechtlichen Anforderungen oder Leistungsänderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter https://vereinssoft.de/datenschutz abrufbar.